Tous les jours, une entreprise produit des documents, de même qu’elle en reçoit. Certains de ces documents peuvent être supprimés rapidement, d’autres à conserver, parfois à vie. Qu’ils soient déjà sous format numérique ou sous encore sous format papier, les structures sont tenues, à cause de la transition numérique de les archiver de façon particulière. Comment le faire dans les meilleures conditions ?
Pourquoi est-ce important de digitaliser ses documents d’entreprise et comment faire ?
L’archivage permet de trouver en quelques instants une information dont on a besoin pour travailler ou parce que l’on doit présenter ce document à un tiers. Cela peut être le cas avec les documents probatoires ; qui servent donc de preuve juridique. Ils peuvent être demandés par des clients, une personne travaillant au centre des impôts dans le cadre d’un contrôle fiscal ou encore en cas de litige.
Mais l’archivage permet aussi de préserver durablement ses documents professionnels. Le support papier est une matière fragile qui peut se détériorer, voire être tout à fait détruite par l’eau, le feu ou encore les insectes. La digitalisation permet de répondre à tous ces problèmes.
Pourtant, pour un chef d’entreprise et des salariés qui, tous les jours, doivent répondre à des impératifs de temps, consacrer des heures à numériser chaque document, y compris les milliers de feuilles peut-être, qui dorment dans la salle d’archives peut être tout à fait décourageant.
Il est pourtant possible de se rapprocher d’entreprises spécialisées qui vont se charger de cela et bien plus. En effet, elles proposent des packs de produits connexes qui permettent de répondre aux besoins de tous les entrepreneurs, et ce, sans que leur domaine d’activité ou leur taille leur posent problème.
Méthode pour bien archiver ses documents professionnels
Il faut d’abord arriver à identifier chaque document et connaitre sa durée de validité, ce qui n’a déjà rien d’évident. En fonction de cette dernière, certains documents peuvent être supprimés, afin de gagner de la place et surtout ne pas numériser des documents inutiles.
Quand les archives sont ainsi récolées, il s’agit de trouver une politique de classement pour les ordonner, une fois qu’elles seront scannées. L’entrepreneur peut ainsi déterminer avec la société choisie le meilleur espace de stockage en fonction de ce qu’il attend, mais aussi comment ordonner ses documents.
Appliquer dès à présent une nouvelle façon de procéder peut être difficile à appréhender pour les collaborateurs. Pourtant, eux aussi, chaque jour, vont être amenés à le faire et doivent le faire de la bonne manière. Une formation sur les enjeux de la transition numérique s’impose peut-être pour comprendre pourquoi c’est important, et comment cela doit être mis en place de façon pérenne dans la structure.
Les archives papier, une fois digitalisées ne sont pourtant pas supprimées. Il est évident que cela prend beaucoup de place et que parfois les conditions de préservation ne sont pas optimales. Pourquoi ne pas les confier à ces entreprises spécialisées ? Certaines d’entre elles possèdent des locaux dédiés à ces documents. Un bon moyen de gagner de la surface utile.
