Toute entreprise a des archives. Tout document qui n’est plus utilisé dans l’immédiat, mais doit être conservé peut être considéré comme une archive. Au fil des années, ces documents s’amoncellent. Or, il existe des circonstances où il faut retrouver un papier bien particulier, perdu dans des dizaines de boîtes…
Le récolement d’archives, cela consiste en quoi ?
Une TPE peut facilement retrouver un document précis, surtout si l’organisation est rigoureuse. Mais quand il s’agit d’une entreprise plus importante, présente sur le marché depuis de nombreuses années, ce travail peut s’avérer fastidieux. Or, certaines circonstances imposent de retrouver des documents : Plan des locaux, documents d’assurance pour des sinistres etc…
Un récolement consiste en le listage de toutes les archives d’une entreprise. Si l’on voulait utiliser un synonyme, on parlerait d’un inventaire physique exhaustif de tous les documents relatifs à l’activité d’une entreprise. Ce listing peut-être fait sur papier, mais la numérisation étant de mise, depuis quelques années, il est plus probable qu’il faille procéder de la sorte. D’autant que le récolement peut s’effectuer en utilisant des logiciels dédiés. Plus pratique, le récolement permet de localiser rapidement un document, parmi des milliers, voire des millions de documents, liés à l’entreprise. Classés par thème ou par année, par exemple, cela permet d’avoir accès à une fiche de paie, à une facture etc…
Quelles entreprises sont soumises au récolement d’archives ?
S’il parait évident que toute entreprise, par souci de professionnalisme, puisse se soumettre à cette action, elle n’est en fait, pas obligatoire pour les entreprises lambda. On peut néanmoins juger de l’importance d’une telle action, à faire de temps en temps, pour avoir une vision d’ensemble des documents. Pourtant, pour d’autres, le récolement est obligatoire.
Ainsi, les mairies y sont soumises, et ce, au début de chaque début de mandat. Si un nouveau directeur prend la tête des archives départementales, il est obligatoire pour ces dernières de procéder à un récolement. Les bibliothèques publiques, mais aussi universitaires devraient le faire tous les ans, mais l’ensemble des tâches qui leur échoient empêchent ces organismes culturels de le faire. Enfin, tous les musées de France doivent procéder à ce listage, et ce, tous les dix ans.
Cette tâche peut prendre beaucoup de temps, d’autant qu’il faut respecter une échéance commune. De même, il faut pouvoir avoir la possibilité de mettre du personnel pour l’exécution de cette tâche. Heureusement, il existe des entreprises spécialisées auxquelles on peut externaliser ce travail, en toute confiance. Elles peuvent ainsi passer toutes les archives en revue et vérifier qu’aucun document ne manque. Cela permet de connaitre le volume de documents conservés. Il est possible que le récolement ait également pour but de détruire des documents qui n’auraient plus d’utilité ou qui auraient vu leur durée d’utilité expirer.
Connaissance des archives, tri des documents n’ayant plus lieu d’être, garantie de pouvoir retrouver un document spécifique en cas de besoin, le récolement d’archives présente de nombreux avantages. Les entreprises qui y sont soumises par circulaire ou arrêté peuvent externaliser cette obligation, pour plus de simplicité.
